ועדת עיצוב אירועים – מה התפקידים שלי?

עיצוב אירועים למבוגרים הוא קצת שונה ממסיבת יום הולדת טיפוסית לילדים. בטח, אתה יכול להחליט על נושא ואז לחפש באינטרנט כדי לראות מה זמין אבל 9 פעמים מתוך 10, תוצאות החיפוש שלך הולכות להיות מכוונות למסיבות ילדים.

ניתן להתאים חלק מהקישוטים לשימוש עם אחד מהם, אבל אני לא ממליץ לקשט אירוע גאלה למבוגרים בנייר טואלט וכמה בלונים. זה ייתן לאורחים שלך את הרושם שלא היה אכפת לך מספיק כדי לתכנן ולבצע תוכנית קישוט. ועם אירוע גיוס כספים, זה יכול להזיק. אתם מבקשים מהאורחים להוציא כסף רב כדי להשתתף באירוע הזה (בייביסיטר, מחירי כרטיסים, קניית פריטים במכירה פומבית, לבוש של האירוע וכו'…). הם רוצים לבדר, להשתעשע ולהרגיש שהם חשובים.

הקצה השני של הספקטרום הוא שכירת שירות לתכנון אירועים או שיש לרשותכם כספים בלתי מוגבלים. אף אחת מהאפשרויות הללו לא יכולה להתאים לתקציב שלך. אם לא, אז זה הזמן לבקר באפשרות "בין לבין".

לרוב האירועים יש ועדה כללית המורכבת מיו"ר האירוע ויושבי ראש ועדות המשנה. תפאורה היא לרוב ועדת משנה העוסקת בתכנון התפאורה לאירוע. זה עשוי לכלול כל מספר אזורים בתוך האירוע (חדר, שולחן, מזנון, שולחנות מכירה פומבית, כניסות וכו'…) ואני ממליץ שזה כן מכסה את כל האזורים הללו וכל אזור אחר שבו יהיה צורך בכל סוג של תפאורה.

זה יקל על מעקב אחר תקציב הקישוט ומי אחראי על מה. אני גם ממליץ ליו"ר הדקור לעבוד בצמוד לוועדות אחרות שישתמשו גם הן ב"נושא" הנבחר. יש צורך בגיבוש, תחושת המשכיות כאשר מדובר בנושא.

לדוגמה, נניח שהחלטת כוועדה שהנושא שלך יהיה "מצרים העתיקה" וערכת הצבעים שלך תהיה זהב, סגול וצהבהב. גדול!

כעת בישיבה מלאה של כל הוועדות, אתה נודע כי ועדת "הדפס/שיווק" החליטה להשתמש בגופן אדום ופלר-דה-ליי בהזמנה. הא? אה-אוי: תרחיש "יד אחת לא יודעת מה היד השנייה עושה".

אפשר וצריך לקטום את זה. יש להחליט על נושא/מצב רוח וצבעים כבר מההתחלה כדי שכל הוועדות יפעלו לקראת אותו סוף.

החובות יכולות לכלול את הדברים הבאים (וכל דבר אחר ייחודי לאירוע שלך).

• אבטח מתנדבים לוועד שלך. (זכור להשתמש בכל מי שיש לו רקע, ידע או אנשי קשר שיכולים להועיל לוועדת הקישוט.

• תפאורה צריכה ליצור סביבה לאירוע. ערכו תוכנית מפורטת של כל צרכי/רצונות העיצוב.

• התוכנית שלכם לקישוט צריכה להיות בהתאם לכללי המקום ובגבולות הנושא (אם יש לכם).

• עבודה עם ועדות אחרות בהן תפאורה תחפוף (כלומר אוכל, בידור, שולחנות מכירות פומביות, הזמנות וכו'…)

• רכישת תפאורה, הקמה ופירוק תפאורה

• החזר/הזמנות רכש לקישוטים – דיווח לוועדת כספים/תקציב.

• שמור על היו"ר הכללי מעודכן בכל התוכניות שלך (תקשורת מראש יכולה למנוע בעיות מאוחר יותר).

ביצוע POA (תוכנית פעולה) יכול להקל בהרבה על עבודתך כיו"ר דקור או חבר ועדה. מחקר ותכנון מראש הם המפתח לאירוע מוצלח. תעשה חיים! תן למיצים היצירתיים שלך לזרום והאירוע שלך יהיה אחד לזכור!



Source by Mandee Sears

כתיבת תגובה